A auditoria de fretes é um dos procedimentos mais importantes no segmento logístico, pois é o responsável por manter o controle e o equilíbrio dos custos, identificando erros de cobrança e operacionais, por exemplo.
O que é auditoria de frete?
É a conferência dos valores cobrados pelos fornecedores de transporte confrontando o valor calculado com o valor cobrado com base nas informações das Notas Fiscais e nas tabelas de frete negociadas com cada transportador. É nesse momento que possíveis falhas e erros são detectados, evitando cobranças duplicadas, erros de cálculo, cobranças por serviços não realizados e outros.
A auditoria de frete não só auxilia nessa economia ao evitar pagamentos indevidos, mas também é fundamental para a segurança da sua empresa. Isso porque, ao contar com uma auditoria precisa e eficiente, é possível se prevenir contra fraudes, além de influenciar no faturamento e planejamento da empresa, já que evidencia os reais custos das operações de transporte.
Quais os benefícios da auditoria de frete?
Vale ressaltar que a auditoria de fretes não traz benefícios apenas para os embarcadores, mas para as transportadoras também. Entre esses benefícios podemos citar:
Para Embarcadores:
- Economia na conta frete: proporcionado ao assegurar o cumprimento das tabelas e regras das negociações dos embarcadores com as transportadoras parceiras.
- Evita erros fiscais e penalidades decorrentes: as penalidades, tanto para pagamentos de tributos maiores ou mesmo menores do que os devidos, são altas, além de tomar uma grande quantidade de tempo da equipe. Com a auditoria e os pagamentos corretos, esses erros são reduzidos, gerando mais economia.
- Maior qualificação dos parceiros de transporte: com maior controle do fluxo, é possível identificar quais transportadoras tem um serviço de maior qualidade, o que permite ao embarcador priorizar parceiros que auxiliem a elevar o nível de serviço da sua cadeia logística.
- Maior previsibilidade da conta frete e fluxo de caixa
Para as Transportadoras:
- Agilidade nos pagamentos: com um processo mais ágil, é possível reduzir os prazos para pagamentos
- Concorrência mais qualificada
- Maior fidelização dos clientes
Por que usar um software de gestão de fretes?
Hoje, um dos maiores desafios na gestão e auditoria de fretes continua sendo a digitação manual e falta de automatização no processamento de dados dos conhecimentos e faturas recebidas, pois além da demora, também estão sujeitos à erros. Isso pode ser facilmente resolvido com o uso de tecnologias, como os Softwares de Gestão de Transportes (conhecidos como TMS, por exemplo) e que permitem a troca de informações e dados por meio eletrônico com os embarcadores, de modo que os sistemas se comuniquem diretamente, ou ainda por meio de integrações e APIs, e não seja necessária a digitação manual.
O sistema Simfrete, por exemplo, é um software que utiliza APIs e outros mecanismos como os WebServices, fazendo a total integração dos embarcadores (indústrias, distribuidores e e-commerces) com as transportadoras parceiras, gerando ainda mais segurança para os dados, alocados em robustas estruturas de servidores, com repetição e diversos mecanismos contra vazamento e ataque de dados.
O Simfrete recebe as CT-e e Faturas de transporte geradas, e realiza a conferência do frete em 100% dos documentos: nota-a-nota, conhecimento-a-conhecimento, por fatura ou por ordem de pagamento, podendo realizar liberação automática dentro de parâmetros pré-estabelecidos e por rotinas customizadas — sempre embasado nas informações da nota fiscal.
Dessa maneira, você tem controle total sobre os processos logísticos da sua empresa, conhecimento do seu impacto no faturamento da empresa, e onde e como pode melhorar seus processos para economizar e melhorar a qualidade dos serviços, fidelizando mais os seus clientes finais.
Quer saber quais outas ferramentas o Simfrete disponibiliza e integra para a gestão logística completa do seu negócio? Entre em contato com nosso departamento comercial.
